Oplysninger om databeskyttelse på Microsoft Teams

Oplysninger om databeskyttelse i henhold til art. 13 ff.
GDPR

1. Ansvarlig part

Books on Demand GmbH, Tel.: +49 (0)40 - 53 43 35-0, info@bod.de er ansvarlig for indsamling og behandling af dine personlige data i forbindelse med brugen af Microsoft Teams (herefter "Teams").

Bemærkninger: Hvis du går ind på "Teams"-webstedet, er Microsoft Corporation som udbyder af "Teams" ansvarlig for databehandlingen. Adgang til webstedet er dog kun nødvendig for brugen af "Teams" for at downloade softwaren til brug af "Teams". Hvis du ikke ønsker eller ikke kan bruge "Teams"-softwaren (app), kan du også bruge "Teams" via din browser. Tjenesten leveres da også via Microsoft Corporations hjemmeside.

2. Formål og retsgrundlag for databehandling

Med henblik på planlægning, tilrettelæggelse og gennemførelse af digitale mødeformater behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med tilrettelæggelsen forud for mødet. Retsgrundlaget for dette er den legitime interesse i henhold til art. 6, stk. 1, sætning 1, litra f, i GDPR i den korrekte planlægning og organisering af det digitale møde. Indkaldelsen sker via virksomhedsinterne og eksterne (private) internetaktiverede enheder.

Vi bruger værktøjet "Teams" fra den amerikanske udbyder Microsoft Corporation til at gennemføre konferenceopkald, onlinemøder, videokonferencer og webinarer (i det følgende benævnt "onlinemøder").

Afhængigt af typen og omfanget af brugen af "Teams" indsamles eller behandles forskellige typer data. Dette omfatter især

  • Personlige oplysninger (f.eks. for- og efternavn, e-mailadresse, profilbillede)
  • Mødemetadata (f.eks. dato, tidspunkt og varighed af kommunikationen, navn på mødet, deltagerens IP-adresse),
  • Tekst-, lyd- og videodata (f.eks. chathistorik, video- og lydafspilninger),
  • Forbindelsesdata (f.eks. telefonnumre, landenavne, start- og sluttidspunkter, IP-adresser).

Som medarbejder i BoD - Books on Demand GmbH, har du en brugerkonto, som du kan bruge til at organisere og afholde onlinemøder som "bruger" eller "vært". For at oprette din brugerkonto eller for at planlægge og organisere et onlinemøde indsamles og behandles følgende data fra dig: Navn, brugernavn, e-mail eller telefonnummer, adgangskode (hvis der ikke anvendes single sign-on).

Retsgrundlaget for databehandlingen er art. 6, stk. 1, sætning 1, litra b i GDPR eller art. 88 i GDPR sammenholdt med. § 26 stk. 1 pkt. 1 BDSG, hvis og i det omfang afholdelsen af onlinemøder er nødvendig for at opfylde ansættelseskontrakten eller ansættelsesforholdet.

Hvis du deltager i et onlinemøde som gæst, vil du modtage et adgangslink fra værten via e-mail. Når du tilmelder dig onlinemødet, skal du derefter indtaste dit navn og eventuelt din e-mailadresse. Som deltager kan du deltage i møder direkte via browseren uden at installere Teams-appen. Databehandlingen sker på grundlag af art. 6, stk. 1, pkt. 1, litra b i GDPR, hvis din deltagelse i onlinemødet er nødvendig for at opfylde en kontrakt, der er indgået med dig. Det samme gælder, hvis onlinemødet er nødvendigt for gennemførelsen af præ-kontraktuelle foranstaltninger, der udføres på din anmodning.

Derudover indsamler værktøjet brugerdata, der er nødvendige for levering, teknisk og operationel support og forbedring af de leverede tjenester. Dette omfatter især tekniske data om dine enheder, dit netværk og din internetforbindelse, såsom IP-adresse, MAC-adresse, andre enheds-id'er (UDID), enhedstype, operativsystemtype og -version, klientversion, kameratype, mikrofon eller højttaler, forbindelsestype).

Tilvejebringelse af ovennævnte data er påkrævet for registrering og deltagelse i mødet. Det er ikke muligt at deltage uden at give disse oplysninger.

Du kan give yderligere oplysninger om dig selv, men det er ikke nødvendigt. Du er også velkommen til at bruge chatfunktionen under onlinemødet. Du kan også selv slå dit kamera og din mikrofon til og fra eller slå lyden fra.

Hvis du bruger chatfunktionen, vil den tekst, du skriver, blive behandlet og vist i onlinemødet. Hvis du tænder for dit kamera eller din mikrofon, vil data fra din slutenheds mikrofon og et eventuelt videokamera på slutenheden blive behandlet, så længe mødet varer.

Bemærk, at alle oplysninger, som du eller andre uploader, leverer eller opretter under et onlinemøde, vil blive behandlet i det mindste i mødets varighed. Dette omfatter især chat/instantbeskeder, filer, whiteboards og andre oplysninger, der deles under brugen af tjenesten.

Hvis databehandling i forbindelse med brugen af "Teams" ikke er nødvendig med henblik på ansættelsesforholdet eller til opfyldelse af en kontrakt, der er indgået med dig, eller til gennemførelse af foranstaltninger forud for kontraktindgåelse, udføres den på grundlag af artikel 6, stk. 1, sætning 1, litra f), i GDPR. Vi behandler data om kontaktpersoner for en virksomhed eller organisation på grundlag af art. 6, stk. 1, sætning 1, litra f, i GDPR. Som kontaktperson kan du til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling med virkning for fremtiden i henhold til art. 21 i GDPR.

Yderligere oplysninger om behandlingen af dine data, når du bruger "Teams", kan findes på: https://www.microsoft.com/en-us/privacy/privacystatement og https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-security-guide

Forpligtelse til at levere dine personlige data: Du er hverken kontraktligt eller juridisk forpligtet til at levere dine data. Men hvis du ikke oplyser dine data, vil vi ikke være i stand til at kontakte dig.

3. Modtagere af dine data

Vi overfører principielt ikke dine data til tredjeparter. Data videregives kun, hvis de er beregnet til at blive videregivet, hvis du udtrykkeligt har givet dit samtykke til videregivelsen på forhånd, eller hvis vi er forpligtet eller autoriseret til at gøre det i henhold til loven. Bemærk, at indhold fra "onlinemøder" samt personlige møder ofte bruges til at kommunikere oplysninger med kunder, interesserede parter eller tredjeparter og derfor er beregnet til at blive videregivet.

Ved behandling af dine data støtter Microsoft Ireland Operations Ltd og Microsoft Corporation os som tjenesteudbydere og databehandlere i henhold til artikel 28 i GDPR i nøje overensstemmelse med vores instruktioner. Det kan ikke udelukkes, at dine data også vil blive behandlet i tredjelande uden for EU eller EØS. Med hensyn til disse dataoverførsler garanteres et tilstrækkeligt databeskyttelsesniveau af EU-Kommissionens beslutning om tilstrækkelighed for USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) i overensstemmelse med artikel 45 i GDPR. Der findes også EU-standardkontraktbestemmelser.

4. Sletning af dine data

Vi behandler kun dine data, så længe det er nødvendigt til de formål, som de blev indsamlet til. Dine data vil derefter blive slettet, medmindre behandlingen eller opbevaringen af dine data er nødvendig for at hævde, udøve eller forsvare juridiske krav. I tilfælde af lovbestemte opbevaringsforpligtelser vil sletning først blive overvejet efter udløbet af den respektive opbevaringsforpligtelse.

Ellers gælder følgende opbevarings- og sletningsperioder:

  • Alle brugerkontodata slettes generelt efter afslutningen af leveringen af tjenesten.
  • Dataene gemmes midlertidigt på Microsofts servere for at garantere en jævn strøm.
  • Medier, der sendes mellem deltagere i et "mødelokale", gemmes ikke.
  • Lyd- og videoindhold behandles i strømmen og gemmes ikke.
  • Chatbeskeder gemmes ikke permanent.
  • Vi gemmer heller ikke nogen af dine data permanent.

5. Dine rettigheder som registreret

I henhold til art. 15 GDPR har du ret til information fra den dataansvarlige om de personoplysninger, der vedrører dig, og til berigtigelse af ukorrekte oplysninger i henhold til art. 16 GDPR eller til sletning, hvis en af de grunde, der er angivet i art. 17 GDPR, gælder, f.eks. hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige for de forfulgte formål. Du har også ret til begrænsning af behandling, hvis en af betingelserne i art. 18 GDPR gælder, og i de tilfælde, der er angivet i art. 20 GDPR, ret til dataportabilitet. I tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på det juridiske grundlag i art. 6, stk. 1, sætning 1, litra f i GDPR, har du også ret til at gøre indsigelse til enhver tid af grunde, der opstår som følge af din særlige situation. Vi vil så ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre der er påviseligt tvingende legitime grunde til behandlingen, som tilsidesætter dine interesser, rettigheder og friheder, eller behandlingen tjener til etablering, udøvelse eller forsvar af juridiske krav.

Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, hvis du er af den opfattelse, at behandlingen af de data, der vedrører dig, overtræder databeskyttelsesbestemmelserne. Retten til at indgive en klage kan især udøves hos en tilsynsmyndighed i den medlemsstat, hvor den registrerede har sit sædvanlige opholdssted eller stedet for den påståede overtrædelse.

6. Vores ansvarlige for databeskyttelse

Vi støttes af vores databeskyttelsesrådgiver i opfyldelsen af vores databeskyttelsesforpligtelser. Kontaktoplysningerne for vores databeskyttelsesrådgiver er

Datenschutz Nord GmbH
Beliggenhed i Hamborg
Echslingspforte 2
22087 Hamborg
E-mail: office@datenschutz-nord.de